Автор Admin 
Зміст:
Визначення: що означає слово «інвойс»
Інвойс (англ. invoice, що перекладається як «рахунок» або «фактура») — це документ, який використовується у міжнародній практиці та підтверджує угоду про продаж товарів чи послуг.
Якщо ще простіше: продавець відвантажив товар або виконав роботу — і виставив покупцю інвойс із переліком того, що було передано, і сумою до сплати. Документ містить деталізований перелік товарів або послуг, наданих продавцем покупцеві у зв’язку з угодою купівлі-продажу, зазвичай визначає ціну та умови продажу, кількість. В інвойсі вказується, які саме послуги/товари продавець надав/продав покупцю, та яку оплату останній зобов’язаний здійснити.
Інвойси — це найбільш розповсюджений документ під час ведення зовнішньоекономічної діяльності, який також використовується і в процесі здійснення операцій в Україні між резидентами з числа ФОП, ТОВ.
Для чого потрібен інвойс
Інвойс виконує відразу кілька практичних функцій:
- Документування угод: підтверджує умови угоди між сторонами та митну вартість товару.
- Бухгалтерський облік: слугує основою для обліку доходів та витрат.
- Контроль за платежами: дозволяє відстежувати, які платежі вже надійшли, а які ще очікують.
- Митне очищення: компанії, які працюють на зовнішній ринок, використовують інвойси для митного очищення товарів та легального виведення коштів на банківські рахунки в Україні.
Основні види інвойсів
У ЗЕД-діяльності найбільш поширеними видами інвойсів є проформа-інвойс та комерційний інвойс.
Комерційний інвойс
Комерційний інвойс — документ, який використовується для митної декларації під час зовнішньоекономічної діяльності (торгівлі). Складається при відвантаженні товару. На відміну від проформи, має вже остаточні зміни та узгоджені дані про товар.
Комерційний інвойс (інвойс-фактура) — вид товаросупровідного документа, за яким фактично відбувається оплата товару. Є обов’язковим для заповнення експортної декларації та митного очищення товару, який переправляється через кордон.
Проформа-інвойс
Проформа-інвойс (Proforma invoice) — це документ, у якому зазначається обов’язок продавця товарів (виконавця послуг) поставити товари (надати послуги) покупцю за наперед обговореною ціною. По суті, це попередній рахунок на оплату, і він не підтверджує факт відвантаження товару, надання послуг. Ціна послуг та перелік товарів у цьому виді інвойсу не є остаточним та можуть змінитися в процесі узгодження остаточного замовлення.
Слід знати, що проформа-інвойс не містить вимоги щодо сплати зазначеної в ньому суми: виконуючи всі інші функції рахунку, він не може бути визнаний платіжним документом.
Що обов’язково вказують в інвойсі
Правильно оформлений інвойс містить реквізити постачальника та покупця, унікальний номер та дату виставлення, детальний опис товарів або послуг з кількістю та ціною, загальну суму до оплати, умови оплати та банківські реквізити.
Повний перелік обов’язкових елементів виглядає так:
| Реквізит | Що включає |
|---|---|
| Номер та дата | Унікальний номер документа, дата виставлення |
| Дані сторін | Назва, адреса, реквізити продавця та покупця |
| Опис товару/послуги | Найменування, кількість, ціна за одиницю |
| Загальна сума | Підсумкова сума з урахуванням ПДВ (якщо є) |
| Умови оплати | Строк, спосіб та порядок оплати |
| Умови поставки | Згідно з правилами Інкотермс |
| Підпис | Підпис відповідальної особи або ідентифікаційні дані |
Для операцій з ПДВ (VAT) обов’язково вказується ставка податку та сума ПДВ.
Чи є інвойс первинним документом
Це питання часто плутає підприємців. Відповідь залежить від конкретної ситуації.
Для того щоб інвойс міг використовуватися в процесі ведення бухгалтерського обліку як первинний документ, мають бути виконані дві умови: інвойс повинен мати всі реквізити, визначені для первинних документів, та інвойс повинен бути оплаченим — не просто створеним підприємцем, а по ньому має пройти оплата. Підтвердженням оплати є банківська виписка про відповідну операцію.
При цьому важливо розуміти обмеження:
Сам по собі інвойс не є підтвердженням оплати. Рух коштів фіксує банківська платіжна інструкція, саме її дата і є підставою для проведення відповідного бухгалтерського запису. Аналогічно, надходження товарів чи надання послуг інвойс не підтверджує — для цього використовують накладні та акти.
Інвойс vs Рахунок-фактура: у чому різниця
Ці два документи часто плутають. Ось ключова відмінність:
Інвойс і рахунок-фактура мають багато схожих ознак, але інвойс частіше використовують під час взаємодії з іноземними контрагентами, рахунок-фактуру — в межах України.
Рахунок-фактура не підтверджує, що товари відвантажені, а послуги надані. Фактично документ пропонує зробити замовлення. Тому вони не є повними аналогами один одного.
Чи є затверджена форма інвойсу в Україні
В Україні наразі не існує затвердженої форми інвойсу. Однак, щоб полегшити процес оформлення документа, можна скористатися зразком інвойсу, наданим у Рекомендаціях №6 Європейської економічної комісії ООН «Формуляр-зразок уніфікованого рахунка — для міжнародної торгівлі».
Бланк інвойсу є довільним, але він має містити всю необхідну інформацію для ідентифікації сторін та переліку товарів/послуг.
Якою мовою оформляти інвойс
Інвойс або одразу складайте двома мовами (українською і, наприклад, англійською), або забезпечуйте автентичний переклад іншомовного документа на українську.
При цьому документи, які складені іноземною мовою, мають бути перекладені на українську мову. Переклад засвідчується підписом особи, яка здійснила переклад, справжність підпису перекладача засвідчується нотаріально.
Коротко: головне про інвойс
- Інвойс — це офіційний рахунок від продавця до покупця з переліком товарів або послуг і сумою до сплати.
- Основні види: комерційний інвойс (остаточний, для митниці) і проформа-інвойс (попередній, без вимоги оплати).
- Стати первинним документом інвойс може лише після оплати та за наявності всіх обов’язкових реквізитів.
- Затвердженої форми в Україні немає — складається довільно, але з дотриманням обов’язкових реквізитів.
- Інвойс не тільки спрощує процес оплати та доставки, але й виступає як юридичний документ у випадку комерційних спорів.